Le rôle de l'association Immaculata

Sommaire

1. Votre Intermédiaire légal (ici)
2. Notre rôle dans les parrainages (ici)
3. Notre rôle dans les actions humanitaires (ici)
4. Exemples de réalisations (Voir chapitre "Nos actions")
   

 

1. Votre intermédiaire légal :

Le Conseil d'Administration, le Bureau représentent les membres de l'association en agissant conformément aux statuts.(voir la page des statuts)

• Intermédiaires en France :
  Nous représentons nos membres auprès de l'État , auprès des diverses instances officielles Françaises : l'État, les organismes de vérification, les banques....
  Organisation de manifestations exceptionnelles pour la récolte de dons.
  Nous pouvons aider les parrains qui le désirent, à organiser une manifestation pour la récolte de dons.
  
  
• Intermédiaires à l'Étranger :
  Nous avons ce même rôle de représentation, de centralisation et de pouvoir envers nos correspondants et leur gouvernement.
  Nous exerçons aussi un contrôle sur l'emploi des fonds versés.

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2. Le rôle de l'association dans les parrainages :

• Recherche d'enfants à parrainer :
  Quand un parrain se manifeste, nous envoyons par courriel la demande pour prendre en charge un nouvel enfant auprès de nos correspondants.
  Ce qui nous permet d'affiner les recherches en fonction des souhaits des futurs parrains.
  
  
• Suivi humain, administratif et financier des enfants et de leur famille :
  1. Suivi humain :
     Nous souhaitons connaître chaque enfant dans la mesure du possible. Nous nous informons sur le passé, la famille, la situation de l'enfant pour établir une fiche signalétique que nous communiquons au parrain. Cette fiche est remise à jour ponctuellement.
     Nous partons régulièrement voir les enfants parrainés sur place (les frais de voyage et de séjour sont payés par le voyageur , l'association ne les prend pas en charge.)
     Nous donnons des nouvelles des enfants régulièrement grâce aux courriers et aux mails que nous échangeons avec nos correspondants.
     Dans le cadre des parrainages collectifs, nous recevons régulièrement des nouvelles des enfants que nous transmettons aux parrains.
     
     
  2. Suivi administratif et financier :
     Centralisation des dons : deux fois par an nous envoyons un chèque pour honorer les parrainages. Ces envois groupés nous permettent d'avoir un minimum de frais financiers.
     ( Si vous faisiez directement un virement tous les mois à nos correspondants, vous auriez des montants élevés de commissions de change et de frais bancaires.)
     Nous tenons à jour nos fichiers administratifs pour pouvoir répondre aux questions des membres.
     
     
  3. Interlocuteur privilégié de nos correspondants
     Vous avez une question, une réflexion, une demande pour ou sur les enfants :
     Grâce à Internet, nous sommes facilement en contact avec nos correspondants nous pouvons répondre aux questions dans des délais très brefs.

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3. Rôle de l'association dans les actions humanitaires

• Recherche de projets d'aides humanitaires
  • Cette action est ponctuelle, concrète, réalisable.
  • Nous choisissons une action à mener en partenariat avec nos correspondants. Nous étudions de près leurs budgets prévisionnels .
  • La prise en charge du projet est soumise aux votes du Conseil d'Administration.
    S'il y a urgence, ou bien si l'action n'est pas très importante financièrement, elle est soumise aux votes des membres du Bureau. (Lors du Conseil suivant un rapport sur celle-ci est présenté).
    
    
• Mise en forme, présentation
  • Un des membres met en forme le projet. Pour le présenter
    Nous le présentons et le diffusons par courriels et sur le site internet à destinations des membres, et des internautes donateurs.
    
    
• Recherche de dons, organisation de manifestations
  • Grâce à la publication des informations, nous recueillons des dons.
  • Nous pouvons organiser aussi des manifestations exceptionnelles pour récolter des fonds.
  • Nous sommes à la disposition des membres de l'association pour les aider, les conseiller, les appuyer dans la réalisation de manifestations.
    
    
• Réalisation du projet, nouvelles sur les étapes de réalisation
  • Les projets sont réalisés de manière générale par nos correspondants en qui nous avons pleine confiance. Régulièrement, nous recevons photos et rapports de l'état d'avancement des projets.
  • Nous publions sur le site, nous en informons par courriels nos membres.
    
    
• Vérification de la bonne utilisation des fonds.
  • Lors de voyage des membres du Bureau sur place, ou de témoignage de nos correspondants, nous vérifions la bonne réalisation des projets et nous prenons des photos pour en authentifier la réalisation.
    
    
• Rapport de clôture, remerciements et copies de factures.
  • Nous demandons à nos partenaires de nous envoyer un rapport de clôture de projet avec photos des réalisations et copies des factures. Souvent nos partenaires y joignent des lettres de remerciements que nous publions. Les rapports de clôture de réalisations sont archivés et présentés sur demande aux donateurs.
  • Un rapport non détaillé est publié sur internet pour information.

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